Warum PDF?

PDF ist die Abkürzung für Portable Document Format. Dieses Datenformat ist mittlerweile weltweit sehr verbreitet. Doch warum hat sich PDF durchgesetzt und was spricht für den Gebrauch von PDF-Dateien?

Einer der größten Vorteile von PDF-Dateien ist die Wahrung der Datenintegrität. Damit ist gemeint, dass ein PDF-Dokument auf jedem Computer der Welt mit jedem Betriebssystem gleich aussieht - auch wenn man es später auf Papier ausdruckt. Sowohl Windows-Rechner als auch Apple/Macintosh oder Unix erkennen das PDF-Format. Wo sonst auf fremden Computern Seitenumbrüche verrutschen, oder Tabellen und Grafiken plötzlich an unerwünschten Stellen erscheinen, sieht bei der PDF-Datei alles überall so aus wie im Originaldokument. Das gleiche gilt, wenn man sich irgendetwas auf Papier ausdrucken möchte: Die Din-A4-Seite wird bei jedem Drucker genauso gefüllt, wie man es sich vorstellt.

Programme für die Betrachtung von PDF-Dateien kann man kostenlos aus dem Internet herunterladen. Auf vielen Computern ist der Acrobat Reader von Adobe bereits vorinstalliert. Es gibt aber auch Alternativen, wie beispielsweise den Foxit Reader. Um PDF-Dateien selbst zu erstellen, gibt es verschiedene, teils kostenpflichtige Lösungen. Eine kostenlose Möglichkeit zur Erstellung von PDF-Dateien ist das Programm FreePDF.

Warum nicht PDF?

So schön die genannten Vorteile von PDF auch sein mögen, soll an dieser Stelle auch eindringlich vor den größten Nachteilen gewarnt werden:

Außerhalb Europas sind Din-A4 Seiten unter Umständen kein Standard. In Deutschland mag der Ausdruck eines PDF-Dokuments mit jedem Drucker perfekt gelingen und aussehen. Verschickt man die entsprechende PDF-Datei jedoch nach z.B. Nordamerika, sollte man sich nicht mehr auf ein A4-Seitenformat verlassen - und dann sieht der Ausdruck schnell wieder so aus, wie man ihn eigentlich nicht haben wollte - häßlich, verzerrt, zu klein oder zu groß für das verwendete Papierformat...
Wer im Internet nach Informationen sucht (und diese auch auf dem PC-Bildschirm liest), möchte keine PDF-Dateien! Denn: Beim Anklicken eines PDF-Links öffnet sich ein neues Programm (falls es überhaupt installiert ist), damit auch ein neues Fenster, verbunden mit eventuell schlechter Lesbarkeit, weil die Schriftgröße schlechter zu vertstellen ist als in Browsern, und das alles auch noch in starrer, festgelegter Breite. Eine einfache HTML-Seite ist die bessere Lösung.

Fazit: PDF-Dateien sind prima geeignet, wenn man einer anderen Person innerhalb Europas Unterlagen zum Ausdrucken schicken möchte, also per E-Mail. Für andere Zwecke - speziell auf Websites im Internet - ist von der Verwendung von PDF-Dateien eher abzuraten.